戴爾•卡耐基在《人性的優點全集》中,對如何管理時間談了自己的看法。
第一個觀點是避免將時間花在瑣碎的多數問題上,因為就算你花了80%的時間,也只能取得20%的成效。你應該將時間花在重要的少數問題上,因為解決這些重要的少數問題,你只需花20%的時間,即可取得80%的成效。
第二個觀點是我們每個人每天面對的事情,按照輕重緩急的程度,可以分為四個層次,即重要且緊迫的事,重要但不緊迫的事,緊迫但不重要的事,不緊迫也不重要的事。”他依次把它們定為A、B、C、D四類。
在《掌握自己的時間》這一章,德魯克告誡:“每一位管理者的時間,都有很大部分是被浪費掉的。表面上看起來,每件事似乎都非辦不可,但實際上卻毫無意義。” “人都是時間消費者,而大多數人也是時間浪費者。”
對如何有效地管理時間,提出了三條操作性很強的建議:
一是剔除完全不必要做的事情,這些事情即使做了,也完全是浪費時間;
二是最大限度地授權;
三是不要浪費別人的時間。
尊重并善用時間。
尊重并善用時間,有三個要點:
一 是要想高效地管理時間,思想意識比表面形式更重要。有些管理者為了表示對時間的重視,總喜歡制定一個形式上的時間表。其實,如果心中真正重視它,根本不需要制定什么時間表。要知道,制定時間表本身也需要一定的時間。時間,哪怕只有一秒鐘,也是極其寶貴的。尊重時間,就要誠心誠意,不能“葉公好龍”。
二 是善用時間就不能搞一些中看不中用的花架子,而要學會惜時如金,學會以效率為先。管理者不要也不必埋頭處理常規事件,而要把心思放在處理突發事件上。例如,預算內資金按程序運作就行了,對預算外資金則要嚴格把關。
三 是相應的配套措施要跟上。
例如,在人員配備上要人盡其事,不能人浮于事;組織建設要健全,不能有缺陷;信息渠道要暢通,不能信息不對稱。
努力成為A類或第一象限的管理者
我們可以依據管理者是否珍惜自己的時間、是否珍惜別人的時間這兩個標準,像卡耐基那樣把管理者分成A、B、C、D四類,或者像柯維那樣把管理者劃到一、二、三、四這四個象限里。管理者要努力成為A類或第一象限的人,也就是要成為既珍惜自己的時間、又珍惜別人時間的人。